Dosya yönetimi

Dosya yönetimi modülü, şube bazlı ortak bir doküman alanıdır. Personel ekipleri dosya yükler, görünürlük belirler, önizleme açar ve yetkili kullanıcılar dosyaları indirir. Gerekli olduğunda dokümanlar velilerle ve öğrencilerle de paylaşılabilir.

Kimler kullanabilir?

• Müdür
• Yönetici
• Öğretmen
• Veli
• Öğrenci

Müdür ve yönetici, kendi şubelerindeki tüm dokümanları görebilir. Öğretmenler ise yalnızca:

• kendi yükledikleri dosyaları
• kendileri için görünür yapılan dosyaları
• Tüm şube personeli olarak paylaşılan dosyaları

görebilir.

Veli ve öğrenciler yalnızca kendileri için açıkça paylaşılan dosyaları görebilir.

Şube kotası ve dosya limiti

• Her şube otomatik olarak 10 GB doküman kotası ile başlar.
• Her bir dosya için üst sınır 200 MB'dır.
• Kota dolduğunda yeni yükleme yapılamaz.

Dosya yüklerken girilen bilgiler

Her yüklemede aşağıdaki alanlar doldurulur:

• Doküman adı
• Açıklama
• Dosya
• Görünürlük
• opsiyonel Otomatik silineceği zaman

Görünürlük seçenekleri

• Yalnızca yükleyen
• Seçilen kişiler
• Tüm şube personeli

Duyurudan oluşturuldu rozetine sahip dosyalar duyuru modülünden gelmiştir. Bu dosyalar ayrıca ilgili duyuru detayında da görünür.

Normal şube dokümanlarında alıcı listesi daha sonra tekrar açılıp güncellenebilir. Dosyayı yükleyen kişi ile müdür/yönetici, dosyanın görünürlük ayarını ve seçili alıcılarını sonradan değiştirebilir. Alıcı detayları da yalnızca bu kullanıcı grubuna gösterilir.

Duyurudan oluşturulan dosyalarda ise gerçek alıcı listesi burada görüntülenemez veya değiştirilemez. Bu dosyaların hedef kitlesi ana duyurudan miras alınır; dosya yönetiminde yalnızca yetkili kullanıcılar bu bilginin duyurudan geldiğini görür.

Seçilen kişiler kullanıldığında, görünür olacak alıcılar tek tek seçilir. Bu listede:

• şube personeli
• şubedeki öğrenciler
• şubedeki öğrencilerin velileri

yer alabilir.

Yüklemeyi yapan kişi, müdürler ve yöneticiler bu seçici listede gösterilmez. Bu kullanıcılar şube dokümanlarını zaten görebildiği için ayrıca seçilmeleri gerekmez.

Okul öncesi kurumlarda öğrenciler seçilemez; dosyalar yalnızca personel ve velilerle paylaşılır.

Önizleme ve indirme

• PDF dosyaları uygulama içinde önizlenebilir.
• Görsel dosyaları uygulama içinde önizlenebilir.
• Önizleme yalnızca kullanıcı Önizle dediğinde yüklenir.
• Dosyayı görebilen herkes aynı dosyayı indirebilir.

Otomatik silme

İsterseniz bir dosya için otomatik silme zamanı belirleyebilirsiniz. Bu zaman geldiğinde:

• doküman kaydı sistemden kaldırılır
• fiziksel dosya depolama alanından da silinir

Duyuru üzerinden oluşturulan dosyalarda otomatik silme zamanı boş gelir. Bu dosyalar ilgili duyuru silindiğinde veritabanından ve fiziksel depolamadan birlikte kaldırılır.

Şube silinirse ne olur?

Bir şube platform tarafında silindiğinde, o şubeye bağlı dokümanların temizliği de başlatılır. Böylece şube ile ilişkili depolama alanı zamanında boşaltılır.